Privacyverklaring

ArenaCue respecteert je privacy. Deze verklaring beschrijft hoe we persoonsgegevens en cookies verwerken via arenacue.be en verwante diensten (demo-aanvragen, licentieportal, administratie en de mobiele ArenaCue Control-app).

Verwerkingsverantwoordelijke

Ploegaerts, Jason, natuurlijk persoon (eenmanszaak). Handelsnaam Sound and Vision. Merk ArenaCue. Vestiging: Leopoldstraat 46, 2280 Grobbendonk. KBO 0782.457.428. BTW BE0782.457.428. Contact: info@arenacue.be. Voor vragen over je gegevens gebruik je dit adres. Onze volledige identificatie staat op de pagina wettelijke vermeldingen.

Onze rol als verwerker

Voor gegevens die een club zelf in ArenaCue invoert (spelers, media, Signage-inhoud) is de club verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als verwerker volgens de verwerkersovereenkomst in de algemene voorwaarden.

Welke gegevens verwerken we?

• LED-partneraanvragen: contactpersoon, zakelijk e-mailadres, bedrijfsnaam, regio, installatietype, verwacht projectvolume, productinteresse, gewenste samenwerking (doorverwijzing of integratie), taal en contactbevestiging. Optioneel bewaren we website, telefoon en projectomschrijving. Na activatie bewaren we NFR-licentiekoppelingen, de aanvaarding van de partnervoorwaarden, een portaal-sessiecookie en club-leads die de partner 90 dagen reserveert (club, contact, e-mail, product). Bij een aankoop bewaren we de koppeling met het Stripe-abonnement en, bij doorverwijzing, de commissie per betaalde factuur. Een doorverwijslink zet alleen na marketingtoestemming 30 dagen een cookie (arenacue_ref) met het partnernummer. We gebruiken deze gegevens en interne opvolgingsnotities om de samenwerking te bespreken, leads te beschermen en commissies te berekenen. Verloren leads zonder abonnement verwijderen we na 12 maanden. Aanvragen en leads worden opgeslagen in Supabase (EU) en via Resend intern of naar de partner gemeld. Een partneraanvraag schrijft je niet in voor marketingmails.
• Demo-aanvragen: naam, e-mailadres, club/organisatie, optioneel telefoonnummer en je bericht.
• Licentie & portal: licentiesleutel, e-mail van de eigenaar, clubnaam, plan, geldigheid, aantal activaties, toestel-ID (machine-id), optioneel toestelnaam, IP-adres van de activatie- of licentiecheck, en softwareversie als de app die meestuurt.
• Betaling en facturatie: e-mail, club- of organisatienaam, btw-nummer indien je dat invult, Stripe-klant- en abonnementsgegevens, en facturen via onFact.
• Mobiele ArenaCue Control-app: koppelcode, serveradres of cloud-URL, venue-ID, tijdelijke sessietoken en operator/viewer-rol. De camera wordt alleen gebruikt om een QR-koppelcode te scannen; er worden geen camerabeelden door ons opgeslagen.
• Supportchat: berichten die je in de websitechat typt. Als geen medewerker online is, gaan die berichten naar Anthropic (Claude) om een antwoord te genereren. Als een medewerker online is, blijft het gesprek bij ArenaCue. We bewaren chatberichten om het gesprek voort te zetten en vragen te beantwoorden.
• Reviews: naam, club, optionele functie en je citaat. De rechtsgrond is toestemming. Na goedkeuring publiceren we die op de website. We plaatsen alleen reviews via dit formulier en controleren of naam en club geloofwaardig zijn; we eisen geen aankoopbewijs. Je kunt je review altijd laten verwijderen via info@arenacue.be.
• Proefperiode-mails: wie een gratis proef start, krijgt mails over installatie. Een mail die uitlegt hoe je verder kunt met een abonnement is commerciële communicatie en bevat een afmeldlink. Andere transactionele mails (licentiesleutel, portaal) blijven nodig voor de dienst.
• Websitebeheer: beperkte technische gegevens via hosting en beveiliging (zoals IP-adressen in serverlogs), waar dat noodzakelijk is voor stabiliteit en misbruikpreventie.

Cookies en lokale opslag

Niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken (analyse, marketing, partnerattributie) plaatsen we pas na een geldige keuze in de cookiebanner. Je voorkeur bewaren we in localStorage en in een eerstepartijcookie arenacue_cookie_consent_v1, zodat de server trackers en de partnercookie kan blokkeren tot je toestemt.

Je kunt je keuze altijd wijzigen via "Cookie-instellingen" in de footer van de website. Als je eerder toestemde en later weigert, stoppen we de scripts, wissen we de bijbehorende trackingcookies (zoals _ga, _fbp en arenacue_ref) en plaatsen we die niet opnieuw.

In de mobiele app bewaren we verbindingsinstellingen en tijdelijke sessiegegevens lokaal op het toestel, zodat een operator niet telkens opnieuw hoeft te koppelen. Je kunt deze gegevens verwijderen door de app-data te wissen of de app te verwijderen.

Waarom verwerken we gegevens? (rechtsgronden)

• Uitvoering van de overeenkomst: om demo- en licentieverzoeken op te volgen én om een lopend abonnement uit te voeren (licentie, klantportaal, betaling, updates en support).
• Wettelijke verplichting: boekhoud- en factuurgegevens bewaren we tot 10 jaar (fiscale en boekhoudkundige bewaarplicht).
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van de website, fraudepreventie en verbetering van de dienstverlening, telkens in evenwicht met je rechten.
• Toestemming: voor niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken (via de cookiebanner) en voor het publiceren van een review. Je kunt die toestemming altijd intrekken, even makkelijk als je ze gaf.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel of de wettelijke plicht.

• Demo-aanvragen: tot 24 maanden na het laatste contact, of eerder op verzoek als er geen wettelijke plicht is.
• Licentie- en portaalaccounts: zolang het abonnement of de proefperiode loopt, plus tot 24 maanden daarna voor supportgeschiedenis.
• Facturen, betalingen en boekhoudstukken: 10 jaar.
• Supportchat: tot 12 maanden na het laatste bericht, tenzij nodig voor een open dossier.
• Technische serverlogs: doorgaans tot 90 dagen, langer alleen bij beveiligingsonderzoek.

Ontvangers en hosting

We gebruiken zorgvuldig geselecteerde diensten voor hosting en infrastructuur, waaronder:

• Vercel host de website (Next.js) in de EU/VS met standaardcontractbepalingen waar nodig.
• Supabase bewaart demo-aanvragen, licenties, portaal- en partnergegevens in de EU (Ierland, regio eu-west-1).
• Stripe verwerkt betalingen, abonnementen, mislukte incasso’s en (indien ingevuld) btw-gegevens.
• onFact maakt en bewaart Belgische verkoopfacturen.
• Resend verstuurt transactionele e-mails (demo, licentie, portaal, opvolging).
• Anthropic verwerkt chatberichten alleen wanneer geen medewerker online is, om een antwoord te genereren. Die berichten vallen onder hun verwerkersvoorwaarden.
• Google laadt Analytics en/of Ads alleen na jouw toestemming voor statistiek respectievelijk marketing.
• Meta laadt de Meta Pixel alleen na marketingtoestemming. Voor het verzamelen van die gegevens zijn ArenaCue en Meta samen verwerkingsverantwoordelijke (Fashion ID).
• WhatsApp (Meta) als je via de WhatsApp-knop contact opneemt. Die berichten verlopen via WhatsApp volgens hun voorwaarden, niet via onze website-chat.

Met deze verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst of vertrouwen we op hun standaard DPA wanneer we hun dienst effectief gebruiken.

Wanneer cloudbediening actief is, communiceert de mobiele app met de ArenaCue API om commando's naar de gekoppelde desktopsoftware door te geven. Bij lokale LAN-bediening communiceert de app rechtstreeks met de wedstrijd-pc op hetzelfde netwerk.

Doorgifte naar de VS gebeurt via het EU-US Data Privacy Framework waar de leverancier (zoals Google, Meta, Anthropic, Stripe) daarbij is aangesloten, en anders via standaardcontractbepalingen (SCC’s).

Je rechten

Afhankelijk van de toepasselijke privacywetgeving kun je onder meer vragen om inzage, rectificatie of verwijdering van je persoonsgegevens, beperking van de verwerking, bezwaar of dataportabiliteit. Je kunt ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Toestemming die je gaf (cookies of een review) kun je altijd intrekken. Intrekken is even makkelijk als geven en raakt niet de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder beveiligde verbindingen (HTTPS), strikte scheiding tussen publieke en beheerdersroutes waar mogelijk, en minimale blootstelling van gevoelige sleutels op de client.

Wijzigingen

Deze verklaring kan worden bijgewerkt bij nieuwe functionaliteit of wettelijke vereisten. De datum van de laatste inhoudelijke aanpassing vind je hieronder; een materiële wijziging kan een nieuwe cookieprompt uitlokken.

Laatst bijgewerkt: 9 oktober 2026.

Contact

Vragen over privacy of cookies? Mail naar info@arenacue.be.